Allgemeine Geschäftsbedingungen

Aussteller- und Sponsorenbedingungen DOG 2022

1. Geltungsbereich
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“ genannt) der INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG (nachfolgend „INTERPLAN“ genannt) gelten für sämtliche Leistungen (nachfolgend „Leistungen“ oder „Services“ genannt) von INTERPLAN und ihrer verbundenen Unternehmen gegenüber Unternehmern i.S.v. § 14 BGB, einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einem öffentlich-rechtlichen Sondervermögen (nachfolgend „Kunde“ genannt) im Bereich der Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen und Veranstaltungen (nachfolgend „Veranstaltung“ genannt) im In- und Ausland sowie für sämtliche Leistungen anderer Anbieter (nachfolgend „Services anderer Anbieter“ genannt), die bei INTERPLAN erhältlich sind und werden als solche Vertragsbestandteil des jeweiligen Vertrags zwischen INTERPLAN und dem Kunden.
1.2 Von diesen AGB abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden sind nur wirksam, wenn sie von INTERPLAN schriftlich bestätigt wurden. Anderslautende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht akzeptiert und der Einbeziehung derselben wird widersprochen.
1.3 Abweichungen von oder Ergänzungen zu diesen AGB bedürfen der Schriftform. Mündliche Nebenabreden bei Vertragsabschluss sind nur wirksam, wenn sie von INTERPLAN in Schriftform bestätigt wurden. Dies gilt auch für Vertragsänderungen nach Vertragsabschluss.
1.4 In Auftragsdokumenten, wie z. B. Leistungsbeschreibungen, Servicebeschreibungen, Bestellungen und/oder ergänzenden Bedingungen können spezifische Daten von Geschäftsvorgängen enthalten sein, die für bestimmte Arten von Services gelten. Bei Widersprüchen zwischen diesen AGB und einem solchen Auftragsdokument hat Letzteres Vorrang vor diesen AGB für den bestimmten Geschäftsvorgang.
2. Vertragsschluss
2.1 Ein Vertrag (nachfolgend „Einzelvertrag“ genannt) kommt mit Gegenzeichnung eines Kunden-Auftrags durch INTERPLAN oder mit Annahme eines von INTERPLAN abgegebenen Angebots durch den Kunden (nachfolgend zusammen „Parteien“ genannt) zustande.
2.2 Mit Zugang eines von INTERPLAN zur Verfügung gestellten unterzeichneten Anmeldeformulars bei INTERPLAN, insbesondere über eine Ausstellungsfläche oder eine Präsentationsleistung, unterbreitet der Kunde INTERPLAN ein bindendes Vertragsangebot. INTERPLAN kann dieses Vertragsangebot innerhalb einer Frist von zwei Wochen gegenüber dem Kunden mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung annehmen.
2.3 Angebote von INTERPLAN verstehen sich freibleibend und unverbindlich, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes schriftlich vereinbart ist, und bleiben für einen Zeitraum von zwei Wochen ab Ausstellungsdatum in Kraft. INTERPLAN behält sich jedoch das Recht vor, Angebote bis zur Annahme durch den Kunden jederzeit zu widerrufen oder zu ändern.
2.4 Preis- und Leistungsangaben sowie sonstige Erklärungen oder Zusicherungen sind für INTERPLAN nur dann verbindlich, wenn sie von ihr in Textform abgegeben oder bestätigt worden sind.
2.5 Änderungen oder Ergänzungen eines Angebots oder dieser AGB durch den Kunden gelten als neues Angebot des Kunden.
3. Leistungen von INTERPLAN
3.1 Der Umfang der vereinbarten Leistungen ergibt sich im Zweifel aus dem der Leistungserbringung zugrundeliegenden Einzelvertrag.
3.2 Die in den Anmeldeformularen enthaltenen Leistungen sind grundsätzlich abschließend. Die Aufnahme von zusätzlichen Leistungen, z.B. die zusätzliche Platzierung von Werbematerial, ist im Rahmen von zusätzlichen Vereinbarungen möglich, muss jedoch vorab mit INTERPLAN abgestimmt und von INTERPLAN genehmigt werden.
3.3 Bei den Leistungen handelt es sich – sofern nicht ausdrücklich etwas anderes zwischen den Parteien vereinbart wird – um eine Dienstleistung; ein bestimmter Erfolg wird hierbei nicht geschuldet. INTERPLAN übernimmt insbesondere keine Garantien für Besucherzahlen, Teilnahme aller angekündigten Referenten oder Programminhalte und auch keinerlei Umsatzgarantien.
3.4 Sofern sich aus dem jeweiligen Angebot nichts anderes ergibt, verbleibt die Projekt- und Erfolgsverantwortung beim Kunden. Davon unabhängig ist INTERPLAN für die vertragsgemäße Erbringung der von ihr vertraglich geschuldeten Leistungen verantwortlich.
3.5 Die Leistungen umfassen grundsätzlich nicht die Bereitstellung von Hard- oder Software. Eine etwaige im Kontext der Leistungen vereinbarte Überlassung von Hard- oder Software erfolgt ausschließlich zu den Bedingungen eines separat abzuschließenden Hardware-Überlassungs- bzw. Software-Lizenzvertrags.
3.6 Die Servicezeiten von INTERPLAN umfassen Montag bis Donnerstag (außer an Feiertagen am Hauptgeschäftssitz von INTERPLAN) von 8:00 bis 18:00 Uhr, am Freitag bis 15:00 Uhr.
3.7 Sofern und soweit der Kunde keine Vorgaben für die Leistungserbringung (z. B. hinsichtlich Konzept, Design und/oder Technik) macht, ist INTERPLAN in der Umsetzung der Leistungserbringung frei.
3.8 Wünscht der Kunde während oder nach der Leistungserbringung Änderungen über im Einzelvertrag vereinbarte Leistungen hinaus, so hat er die Mehrkosten zu tragen.
3.9 Verzögert sich die Durchführung des Auftrags aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat, so kann INTERPLAN eine angemessene Erhöhung der Vergütung verlangen.
3.10 Die Leistungserbringung durch INTERPLAN beinhaltet weder eine rechtliche Beratung durch INTERPLAN noch nimmt INTERPLAN eine Prüfung der rechtlichen, insbesondere der wettbewerbs-, marken- und kennzeichenrechtlichen Zulässigkeit und Richtigkeit der Leistungen vor. INTERPLAN erbringt zudem keine Leistungen in Steuer-, Anlage-, Finanzierungs-, Insolvenz-, IT-, Wirtschaftsprüfungs- und Buchführungsfragen.
3.11 INTERPLAN ist berechtigt, die Leistungen selbst bzw. durch eigene Mitarbeiter*innen oder durch Dritte, insbesondere verbundene Unternehmen der INTERPLAN, zu erbringen.
3.12 INTERPLAN kann Services anderer Anbieter (nachfolgend „INTERPLAN Business Partner“ genannt) anbieten oder ein INTERPLAN Service kann den Zugriff auf Services anderer Anbieter ermöglichen, für deren Nutzung der Kunde ggf. die angezeigten Bedingungen dieser Anbieter akzeptieren muss. Durch die Verlinkung mit Services anderer Anbieter oder deren Nutzung gibt der Kunde seine Zustimmung zu deren Bedingungen. INTERPLAN ist an diesen Vereinbarungen anderer Anbieter nicht beteiligt und für die Services anderer Anbieter nicht verantwortlich.
3.13 INTERPLAN Business Partner, die Services verwenden oder verfügbar machen, sind von INTERPLAN unabhängig und entscheiden allein über ihre Preise und Bedingungen. INTERPLAN ist weder für deren Handlungen noch für deren Unterlassungen, Äußerungen oder Angebote verantwortlich.
4. Vergabe von Ausstellungsflächen und Präsentationsmöglichkeiten
4.1 Die Lage der zugeteilten Ausstellungsfläche kann aus der Planskizze entnommen werden. In der Regel erfolgt die Vergabe der Standflächen in der Reihenfolge des Einganges der Anmeldungen, unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten. Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt. Die Standzuteilung wird schriftlich bestätigt.
4.2 Im Laufe der weiteren Planung können sich aus unvorhersehbaren Gründen geringfügige Abweichung der Flächenzuteilung bis zu 10% ergeben, die die Lage oder Größe der einzelnen Stände betreffen. Ansprüche des Ausstellers an INTERPLAN können in diesem Fall nicht abgeleitet werden.
4.3 Die Vergabe der Präsentationsleistungen erfolgt i.d.R. nach dem Prinzip „first come – first served“. Es können keine Optionen auf bestimmte Leistungen vergeben werden.
5. Anmietung von Ständen
5.1 Sofern der Einzelvertrag die Anmietung von Ständen beinhaltet, gilt Folgendes: Grundsätzlich wird nur die reine Fläche vermietet. Im Mietpreis sind keinerlei Aufbauten, Anschlüsse und/oder Ausstattung enthalten. Die in den Aussteller-Informationen jeweils angegebene maximale Standhöhe darf nicht überschritten werden. Nachbarstände dürfen durch Aufbauten und Transparente in ihrer Eigenwerbung nicht behindert werden. Stand-Rückwände sind grundsätzlich vom Boden bis zur Oberkante sauber und hindernisfrei zu halten.
5.2 Die Details bzgl. Standaufbau, Standgestaltung und/oder Zusatzregelungen sind in den kongressspezifischen Allgemeinen Ausstellerinformationen und/oder im Ausstellerhandbuch festgelegt und für den Kunden verbindlich.
6. Durchführung von kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen
6.1 Bei der Platzierung und Durchführung von kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen wird nach Möglichkeit Rücksicht auf die Inhalte und die Mitbewerbersituation bei Parallel-Veranstaltungen genommen. Es besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Zeit-Slot bzw. Raum bzw. eine entsprechende Lage des Ausstellungsstandes.
6.2 INTERPLAN trägt dafür Sorge, dass alle Informationen zu den kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen in den Kongress-Drucksachen und im Internet veröffentlicht werden. Der Kunde verpflichtet sich daher, Titel und Programm der kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen pünktlich zu den vereinbarten Terminen an INTERPLAN zu übersenden. Eine verspätete Übersendung kann bedingen, dass die Informationen nicht oder unvollständig erscheinen.
6.3 Für die kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen stehen i.d.R. die Räume zur Verfügung, die auch in den normalen Kongressablauf eingebunden sind. Bereits vorhandene Technik und Ausstattung stehen dem Kunden zur Verfügung. Sollte der Kunde Umbauten wünschen, besteht hierauf keinerlei Anspruch.
6.4 Auf entsprechende Wünsche kann insbesondere nur dann eingegangen werden, sofern diese zeitlich durchführbar sind. Hierdurch entstehende Zusatzkosten werden durch den Kunden getragen.
6.5 Der Kunde ist grundsätzlich selbst für eine mögliche Fortbildungszertifizierung der kongressbegleitenden Zusatzveranstaltungen und die Ausgabe der Zertifikate vor Ort verantwortlich.
7. Durchführung von Online-Veranstaltungen
7.1 INTERPLAN erbringt ihre Leistungen auch im Bereich der Planung, Organisation und Durchführung von Online-Veranstaltungen und sogenannter virtueller Kongresse sowie sogenannter Hybrid-Veranstaltungen (Kombination aus Offline- und Online Veranstaltung) (nachfolgend zusammen „Online-Veranstaltungen“ genannt).
7.2 Bei Online-Veranstaltungen bietet INTERPLAN die Leistungen gemäß der Ziffern 3 bis 6 – soweit übertragbar – insbesondere etwaige Ausstellungsflächen und Präsentationsmöglichkeiten und die Möglichkeit der Anmietung von (virtuellen) Ständen im Kontext der Online-Veranstaltung, zum Beispiel auf einer Website oder in einer virtuellen 3D-Umgebung an.
7.3 Alle Regelungen dieser AGB finden – soweit übertragbar – auch auf die Leistungen von INTERPLAN im Rahmen von Online-Veranstaltungen Anwendung.
7.4 Der Kunde ist im Kontext von Online-Veranstaltungen insbesondere verpflichtet, seine Daten und Informationen vor der Übermittlung auf Viren oder sonstige schädliche Komponenten zu prüfen, alle rechtlichen Vorgaben, insbesondere die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten und etwaige technische Erforderlichkeiten auf Seiten des Kunden im Vorfeld der Veranstaltung mit INTERPLAN zu klären.
8. Mitwirkungspflichten des Kunden
8.1 Jede der Parteien benennt für die Dauer der Umsetzung eines Auftrags/Projekts einen Ansprechpartner. Die auf beiden Seiten gemäß den vertraglichen Regelungen notwendigen Maßnahmen zur Realisierung eines Auftrags werden zwischen diesen Ansprechpartnern abgestimmt. Die jeweiligen Ansprechpartner sind binnen einer Frist von 10 Tagen nach Vertragsschluss der jeweils anderen Partei gegenüber in Textform zu benennen.
8.2 Um die Leistungen innerhalb des vereinbarten Zeitplans und Budgets erbringen zu können, ist INTERPLAN auf die kooperative Zusammenarbeit des Kunden angewiesen. Dies schließt insbesondere ein, dass der Kunde alle relevanten Informationen und erforderliches Personal rechtzeitig zur Verfügung stellt und INTERPLAN über alle Angelegenheiten und Bedenken frühzeitig in Kenntnis setzt, die der Kunde in Bezug auf die Leistungen hat.
8.3 Zu den Mitwirkungspflichten zählen zudem – soweit und sofern dies für die produktive Arbeitsfähigkeit von INTERPLAN im Hinblick auf den jeweiligen Einzelvertrag erforderlich ist und/oder vereinbart wurde – insbesondere die Bereitstellung und Einrichtung etwaig erforderlicher Systemzugänge, Netzwerkanbindungen, Rollen und Berechtigungen, Zugänge zur Räumlichkeiten, Hilfsmittel, Anwendungssoftware, Infrastruktur, Tools, Daten, Hardware sowie deren Administration, die Freigabe von Kosten bzw. Kostenvoranschlägen, Konzepten, Entwürfen und ggf. Abnahme von (Teil-)Leistungen. Die Verantwortung für die vom Auftraggeber gelieferten Arbeitsmaterialien, Informationen, Daten und/oder Vorarbeiten liegt ausschließlich beim Auftraggeber. Die rechtzeitige Übermittlung in der angeforderten Form ist eine Grundvoraussetzung für den jeweiligen Projekterfolg.
8.4 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass jegliche Inhalte, die von ihm oder durch ihn beauftragte Dritte oder über ihn bereitgestellt werden, richtig, rechtlich zulässig, für den Vertragszweck geeignet und frei von der vertraglich vorgesehen Nutzung durch INTERPLAN entgegenstehenden Rechten Dritter sind.
8.5 Sofern dem Kunden personalisierte Zugangsdaten im Zusammenhang mit der zu erbringenden Leistung zur Verfügung gestellt wurden, ist deren Weitergabe, auch innerhalb der Organisation des Kunden, untersagt. Der Kunde wird INTERPLAN unverzüglich informieren, sofern sich Änderungen und/oder Risiken hinsichtlich durch INTERPLAN bereitgestellter Zugangsdaten ergeben, insbesondere, wenn zugangsberechtigte Mitarbeiter*innen des Kunden das Unternehmen des Kunden verlassen.
8.6 Bild- und Tonaufnahmen bzw. -übertragungen des Kunden oder Dritter bedürfen der Zustimmung von INTERPLAN sowie der beteiligten Personen. Die Benutzung von Megaphonen, Lautsprechern oder anderen Möglichkeiten der Tonwiedergabe ist untersagt. In jedem Fall ist zu vermeiden, dass der Ablauf der Veranstaltung gestört wird.
8.7 Die Anmeldung und Gebührenzahlung bei der GEMA ist Angelegenheit des Kunden.
9. Schutzrechte/Rechtliche Vorgaben
9.1 Der Kunde ist für die Einhaltung der ihm obliegenden behördlichen und/oder gesetzlichen Verpflichtungen, insbesondere Brand-, Strahlenschutz- und Unfallverhütungsvorschriften sowie datenschutzrechtlicher Vorgaben vollständig selbst verantwortlich. Der Kunde garantiert die Weiterleitung aller relevanter Vorgaben und Vorschriften an alle Beteiligten, z.B. Agenturen, Messebauer, etc. und steht für die Einhaltung durch Dritte ein. Insbesondere die internen Bestimmungen im Ausstellungsgebäude sind für alle Aussteller und deren Zulieferer verbindlich.
9.2 Insbesondere ist der Kunde verpflichtet, alle Vorgaben im Hinblick auf Arbeitsschutz und Unfallverhütung und Produktsicherheit zu beachten und nur einwandfreie gesicherte Maschinen, Apparate und sonstige Betriebseinrichtungen zu zeigen, die den jeweils geltenden Arbeitsschutz- und Unfallverhütungs- und Produktsicherheitsvorschriften entsprechen. Für jeden Personen- oder Sachschaden, der durch Maschinen, Apparate, Geräte und Arbeiten im Verantwortungsbereich des Kunden entsteht, haftet der Kunde.
9.3 Daten des Kunden, insbesondere von ihm an INTERPLAN überlassene Daten und/oder Inhalte (nachfolgend „Kunden-Daten“ genannt) können datenschutzrechtlich oder durch das Urheberrecht oder durch sonstige Schutzrechte geschützt sein. Der Kunde räumt INTERPLAN das Recht ein, Kunden-Daten zum Zweck der Leistungserbringung und wie vertraglich vorgesehen zu verarbeiten und zu nutzen, insbesondere ggf. zu vervielfältigen und öffentlich zugänglich zu machen.
9.4 Der Kunde garantiert gegenüber INTERPLAN, dass er zu der Rechteeinräumung gemäß Ziffer 9.3 berechtigt ist und keine Rechte Dritter (z.B. aufgrund vertraglicher Beziehungen zu Dritten, aufgrund von nicht geklärten Nutzungsrechten oder datenschutzrechtlicher Vorgaben) entgegenstehen und ferner, dass durch die vertragsgemäße Verarbeitung und Nutzung der Kunden-Daten keine gesetzlichen Bestimmungen verletzt werden.
9.5 Der Kunde stellt INTERPLAN von jeglichen Ansprüchen Dritter, die diese gegenüber INTERPLAN oder einem verbundenen Unternehmen der INTERPLAN aufgrund der Nichtbeachtung des Kunden von behördlichen und/oder gesetzlicher Vorgaben und/oder durch den Kunden begangener Rechtsverletzungen und/oder aufgrund einer Verletzung der Pflichten aus dieser Ziffer 9 durch den Kunden geltend machen, auf erstes Anfordern frei. Diese Freistellung gilt einschließlich etwaiger angemessener Rechtsverfolgungs- und/oder Rechtsverteidigungskosten.
9.6 INTERPLAN ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen sowie Foto- und Videoaufnahmen vom Kongressgeschehen anfertigen zu lassen und für die Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Kunde hiergegen Einwendungen oder Vergütungsansprüche erheben kann.
10. Leistungs-/Lieferfristen und -termine
10.1 Sofern vertraglich kein Zeitrahmen für die jeweilige konkrete Leistung vereinbart ist, werden Leistungs-/Lieferfristen und -termine für die zu erbringenden Leistungen von den Parteien in Textform vereinbart.
10.2 Leistungs-/Lieferfristen und -termine sind nur verbindlich, sofern diese von INTERPLAN in Textform bestätigt wurden.
10.3 Die Einhaltung von Leistungs-/Lieferfristen und/oder -terminen setzt voraus, dass der Auftrag vollständig geklärt ist, alle Genehmigungen erteilt sowie vom Kunden beizubringende Zahlungen, Sicherheiten sowie sonstige Mitwirkungspflichten (z.B. Beschaffung oder Beibringung von Unterlagen, Bereitstellung von Informationen etc.) termingemäß bei INTERPLAN eingegangen bzw. erbracht sind. Fristen verlängern sich angemessen, sofern die vorstehenden Voraussetzungen nicht alle rechtzeitig erfüllt sind.
10.4 Verzögerungen aus Gründen, die INTERPLAN nicht zu vertreten hat (z.B. höhere Gewalt, Verschulden Dritter oder Eintritt sonstiger unvorhersehbarer Ereignisse, die außerhalb ihres Willens liegen), verlängern die Fristen angemessen.
10.5 Sollte INTERPLAN mit ihrer Leistung in Verzug kommen, ist der Kunde erst nach Stellung einer angemessenen Nachfrist zur Ausübung der ihm gesetzlich zustehenden Rechte berechtigt.
11. Vergütung und Zahlungsbedingungen
11.1 INTERPLAN erhält für die Leistungen gemäß Einzelvertrag die in den Anmeldeformularen und sonstigen Unterlagen von INTERPLAN beschriebene Vergütung zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer – ggf. gemäß den USt-Vorgaben des Veranstaltungslandes.
11.2 Nach Abschluss des Einzelvertrags, gemäß Ziff. 2 wird von INTERPLAN eine ordnungsgemäße Rechnung über den Gesamtbetrag für die gebuchten Leistungen an den Kunden übersandt.
11.3 Rechnungsbeträge sind bei Erhalt der Rechnung fällig und die Zahlung der gesamten Rechnungssumme hat innerhalb von 14 Tagen ohne Skontoabzug auf ein von INTERPLAN angegebenes Konto zu erfolgen. Bankgebühren bei Überweisungen aus dem Ausland und ggf. Wechselkursdifferenzen gehen zu Lasten des Kunden.
11.4 Die vollständige Bezahlung der Rechnungssumme ist Voraussetzung und Bedingung für die Vertragserfüllungsverpflichtung von INTERPLAN und für eine eventuelle Teilnahme am Kongress bzw. an der Veranstaltung.
11.5 Alle zusätzlich bestellten Leistungen werden separat in Rechnung gestellt. Unabhängig davon kann der Kunde anteilig mit einer Pauschale für Müllentsorgung nach Maßgabe der jeweiligen Ausstellerinformationen belastet werden.
11.6 Kosten die ggf. für die Herstellung von Werbematerial und Broschüren, Reisekosten für Referenten, Präsentationsmaterial etc. anfallen, sind im Rahmen der im Einzelvertrag festgelegten Preise nicht enthalten und müssen von dem Kunden selbst getragen werden.
11.7 Die mit den Anmeldeformularen abgeforderten Informationen bzgl. Rechnungslegung sowie vertrags- und umsetzungsrelevante Daten sind von dem Kunden korrekt an INTERPLAN zu übermitteln. Entsteht aufgrund von fehlenden und/oder unrichtigen Daten ein administrativer Zusatzaufwand, so ist dieser von dem Kunden zu ersetzen, und zwar mindestens in Höhe einer pauschalen Bearbeitungsgebühr von € 150,00.
11.8 Verhält sich der Kunde vertragswidrig, insbesondere durch Nichtzahlung einer fälligen Rechnungssumme, ist INTERPLAN nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, sofern dem Kunden zuvor eine angemessene Frist zur Zahlung gesetzt wurde oder eine derartige Fristsetzung nach den gesetzlichen Vorschriften entbehrlich ist.
11.9 Vorausbezahlte Services müssen innerhalb des vereinbarten Zeitraums in Anspruch genommen werden. INTERPLAN gewährt keine Gutschriften oder Rückerstattungen für vorausbezahlte Einmalgebühren oder sonstige bereits fällige oder bezahlte Vergütungen.
11.10 Zur Aufrechnung oder zur Ausübung eines Zurückhaltungsrechts ist der Kunde nur bei rechtskräftig festgestellten oder unbestrittenen oder anerkannten Gegenforderungen berechtigt.
12. Leistungsverweigerungsrecht/Verzug
12.1 Ist der Kunde mit seiner Zahlungsverpflichtung in Verzug, ist INTERPLAN berechtigt, von einem Leistungsverweigerungsrecht hinsichtlich der vertraglich vereinbarten Leistungen Gebrauch zu machen, sofern der Kunde trotz Fristsetzung und entsprechender Ankündigung die offene Forderung nicht beglichen hat.
12.2 Während der Geltendmachung des Leistungsverweigerungsrechts ist der Kunde verpflichtet, etwaige nutzungsunabhängigen Entgelte weiterhin zu zahlen.
12.3 Stellt der Kunde seine Zahlungen ein, liegt eine Überschuldung vor oder wird die Eröffnung eines Vergleichs- oder Insolvenzverfahrens beantragt oder kommt der Kunde mit der Einlösung fälliger Wechsel oder Schecks in Verzug, so wird die Gesamtforderung von INTERPLAN sofort fällig. Dasselbe gilt bei einer sonstigen wesentlichen Verschlechterung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Kunden. INTERPLAN ist daneben in diesen Fällen berechtigt, ausreichende Sicherheitsleistungen zu verlangen oder vom Vertrag zurückzutreten.
13. Datenschutz
13.1 Die Parteien verpflichten sich, bei der Zusammenarbeit alle einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen zu beachten und insbesondere alle datenschutzrechtlich erforderlichen Verträge abzuschließen.
13.2 Soweit es sich bei den von INTERPLAN für den Kunden zu verarbeitenden Daten um personenbezogene Daten handelt, liegt eine Auftragsdatenverarbeitung vor, bei der der Kunde Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO und INTERPLAN Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO ist.
13.3 Der Kunde ist damit einverstanden, dass INTERPLAN in der Kommunikation mit dem Kunden und dessen verbundenen Unternehmen, Berater*innen, Kunden und Dritten auch elektronische Kommunikationsmittel wie E-Mail und Internet sowie mobile Telekommunikationsmittel nutzt.
13.4 INTERPLAN wird keine Datenlieferungen per E-Mail akzeptieren oder anfordern. Datenlieferungen haben ausschließlich verschlüsselt und/oder über ein gesichertes Datentransferportal zu erfolgen. INTERPLAN kann nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn Daten, insbesondere personenbezogene Daten, unaufgefordert per E-Mail geliefert werden.
14. Vertraulichkeit
14.1 Vertrauliche Informationen sind (i) die Existenz und Bestimmungen dieses Vertrags, (ii) unabhängig von ihrer Form alle zwischen den Parteien im Rahmen oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ausgetauschten Informationen, die ausdrücklich schriftlich als „vertraulich“ oder ähnlich gekennzeichnet sind und (iii) alle Geschäftsgeheimnisse i.S.d. des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) sowie (iv) technische oder kaufmännische Informationen jedweder Art bzw. anderweitige Angaben, die als vertraulich bezeichnet oder ihrer Natur nach als vertraulich anzusehen sind.
14.2 Die Parteien werden alle vertraulichen Informationen (i) streng vertraulich behandeln, insbesondere sie sorgfältig schützen und geeignete Maßnahmen gegen Zugriff Unbefugter treffen, (ii) nur denjenigen Mitarbeiter*innen und Berater*innen – ggf. auch von verbundenen Unternehmen – zugänglich machen, die den Zugang zu den vertraulichen Informationen und deren Auswertung benötigen und diese auf die vertrauliche Behandlung der vertraulichen Informationen hinweisen, (iii) in keiner Form ohne schriftliche Einwilligung der anderen Partei Dritten (Dritte im Sinne der Geheimhaltungsvereinbarung sind nicht von den Parteien beauftragte Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer oder sonstige Berufsträger, die gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind) zugänglich machen und (iv) ausschließlich zum vereinbarten Zweck der Durchführung dieses Vertrags verwenden.
14.3 Die Parteien sind nicht zur Geheimhaltung von vertraulichen Informationen verpflichtet, welche (i) bei Offenlegung allgemein bekannt oder zur Veröffentlichung bestimmt sind, (ii) vor Offenlegung durch eine Partei nachweislich bereits im Besitz der anderen Partei waren, (iii) von einer der Parteien selbst entwickelt oder eigenständig erworben wurden, ohne diese Vereinbarung zu verletzen, (iv) durch schriftliche Einwilligung der offenlegenden Partei genehmigt wurden, (v) den Parteien von einem Dritten ohne Geheimhaltungspflicht rechtmäßig zugänglich gemacht wurden, oder (vi) aufgrund eines Gesetzes, börsen- oder wertpapierrechtlichen Vorschriften oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung oder einer vergleichbaren Anforderung offenzulegen sind. Die Parteien werden die jeweils andere Partei über die Anforderung oder das Verlangen zur Offenlegung unterrichten, sobald dies der jeweiligen Partei bekannt wird und soweit eine solche Mitteilung nicht durch gesetzliche, behördliche, gerichtliche oder vergleichbare Anordnung untersagt ist.
14.4 Die Geheimhaltungspflicht endet frühestens mit Ablauf des fünften Jahres nach Beendigung des Vertrags.
14.5 Dieser Vertrag beschränkt INTERPLAN und deren verbundene Unternehmen, Organe und Mitarbeiter*innen jedoch nicht in der Nutzung der Information, die Personen, die Zugang zu
vertraulichen Informationen haben, im Gedächtnis behalten können und sich in Erfahrung, Fachkenntnissen, Wissen und Fertigkeiten niederschlagen.
15. Haftung von INTERPLAN
15.1 Die Leistungen von INTERPLAN können Managemententscheidungen des Kunden und die Einholung von Leistungen Dritter, insbesondere in den in Ziffer 3.10 aufgeführten Bereichen nicht ersetzen. Der Kunde ist für seine Managemententscheidungen, die Nutzung der Leistungen, den Betrieb und die Verkehrssicherung des Betriebs des Kunden und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen hierbei allein verantwortlich.
15.2 Die gesamte Haftung von INTERPLAN und ihren verbundenen Unternehmen aus oder im Zusammenhang mit den für den Kunden erbrachten Leistungen ist, unabhängig vom Rechtsgrund, bei einfacher Fahrlässigkeit der Höhe nach auf einen Gesamtbetrag von EUR 25.000 (in Worten: fünfundzwanzigtausend Euro) beschränkt. Im Falle grober Fahrlässigkeit erhöht sich die vorgenannte maximale Haftungshöhe auf einen Gesamtbetrag von EUR 50.000 (in Worten: fünfzigtausend Euro).
15.3 In jedem Fall haften INTERPLAN und deren verbundene Unternehmen nur, soweit es sich dabei um die Verletzung einer wesentlichen Pflicht handelt, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des jeweiligen Einzelvertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen durfte („Kardinalpflicht“), jedoch stets nur in Höhe des typischen, vorhersehbaren Schadens.
15.4 INTERPLAN und deren verbundene Unternehmen haften ferner nicht, soweit die Haftung auf fehlerhaften oder unvollständigen Daten oder Informationen beruht, die INTERPLAN vom Kunden oder dessen verbundenen Unternehmen oder Erfüllungsgehilfen erhalten hat.
15.5 INTERPLAN haftet ferner nicht für Schäden, die auf Verletzungen der vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten des Kunden zurückzuführen sind.
15.6 Alle Ansprüche unter dieser Ziffer verjähren, soweit gesetzlich zulässig, spätestens innerhalb eines Jahres; hinsichtlich des Beginns der Verjährungsfrist findet § 199 Abs. 1 BGB Anwendung.
15.7 Soweit die Haftung nach dieser Ziffer ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dieser Ausschluss bzw. diese Beschränkung auch für die persönliche Haftung der Mitarbeiter*innen, Erfüllungsgehilfen, Vertreter oder Organe von INTERPLAN und deren verbundenen Unternehmen.
15.8 Die Haftungsbegrenzungen nach den Ziffern 15.3 bis 15.7 gelten nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Körper, Leben oder Gesundheit, und die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
16. Höhere Gewalt
16.1 Im Fall von höherer Gewalt ist jegliche Haftung von INTERPLAN ausgeschlossen. Fälle Höherer Gewalt sind Naturkatastrophen, Streichung von Flügen, Schließung von Flughäfen oder anderer Transportwege wegen Schnee/Eis/Unwettern, Terroranschläge, -drohungen oder Reisewarnungen, welche das Veranstaltungsland, die Stadt oder das Stadtgebiet betreffen, in welchem die Veranstaltung abgehalten wird; Streik, Aussperrung, behördliche Anordnungen, Strom- oder andere Netzausfälle sowie nicht ganz unerhebliche technische Störungen und sonstige unvorhersehbare, unabwendbare und schwerwiegenden Ereignisse. INTERPLAN ist in diesem Fall nach eigenem freiem Ermessen berechtigt, die Erbringung der hiervon betroffenen Leistungen ganz oder teilweise auszusetzen, zu verschieben und nach Wegfall des Leistungshindernisses – sofern möglich – zu einem Ersatztermin nachzuholen. INTERPLAN wird den Vertragspartner über das jeweilige Ereignis und die dadurch bedingte Aussetzung oder Verschiebung der Leistung sowie deren Wiedereinsetzung bzw. Nachholung jeweils in Textform (Brief, Fax, E-Mail) benachrichtigen.
16.2 Findet die Veranstaltung aus den vorgenannten Gründen nicht statt, so kann Interplan bis zu 25% der Rechnungssumme als allgemeine Unkosten einbehalten. Ein weitergehender Anspruch von Interplan gegenüber dem Kunden entsteht nur dann, wenn der Kunde besondere, zusätzliche kostenpflichtige Arbeiten in Auftrag gegeben hat.
17. Laufzeit/Kündigung/fortbestehende Verpflichtungen
17.1 Soweit sich nicht aus dem jeweiligen Einzelvertrag etwas anderes ergibt, wird ein auf Dauer angelegter Einzelvertrag generell auf unbestimmte Zeit geschlossen.
17.2 Nach Vertragsschluss kann der Kunde bis 24 Wochen vor Kongress- oder Veranstaltungsbeginn gegen Zahlung einer Stornierungsgebühr von 25% der vertraglich vereinbarten Gesamtsumme den Einzelvertrag kündigen.
17.3 Jede Stornierung und/oder Kündigung hat in Textform zu erfolgen.
17.4 Nach Ablauf dieser Frist sind 100% der vertraglich vereinbarten Gesamtsumme fällig.
17.5 Die Regelungen der Ziffern 17.2 und 17.3 gelten auch für Verträge, die zu einem Zeitpunkt geschlossen werden, der bereits 24 oder weniger Wochen vor Veranstaltungsbeginn liegt.
17.6 Der Einzelvertrag kann ferner von jeder Partei aus wichtigem Grund außerordentlich und fristlos gekündigt werden, wenn Tatsachen eingetreten sind, die es einer Partei unter Berücksichtigung aller Umstände und Abwägungen der legitimen Interessen beider Parteien unzumutbar machen, den Einzelvertrag fortzuführen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die andere Partei eine wesentliche Bestimmung des Einzelvertrags nachhaltig in schwerwiegender Weise verletzt und diese Verletzung (sofern heilbar) nicht innerhalb von 90 (neunzig) Tagen nach Erhalt der schriftlichen Aufforderung durch die jeweils andere Partei geheilt wird.
17.7 Die Kündigung oder sonstige Beendigung des Einzelvertrags berührt nicht die vor der Kündigung oder Beendigung entstandene Haftung, Ansprüche oder Verpflichtungen, soweit nicht anderweitig in diesem Vertrag geregelt.
17.8 Kündigt der Vertragspartner den Vertrag, ohne dass INTERPLAN ein diesbezügliches Verschulden trifft oder entfällt die vertragsgegenständliche Veranstaltung, so ist der Vertragspartner weiterhin verpflichtet, INTERPLAN die vereinbarte Vergütung zu zahlen. INTERPLAN wird sich jedoch dasjenige anrechnen lassen, was sie infolge der Kündigung oder des Ausfalls an Aufwendungen erspart oder durch anderweitige Verwendung ihrer Arbeitskraft zum gleichen Termin erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt.
17.9 Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses ist INTERPLAN zur Erbringung der vertraglichen Leistungen nicht mehr verpflichtet. INTERPLAN kann nach Ablauf von zehn Tagen sämtliche Daten, die der Kunde INTERPLAN übermittelt und/oder bereitgestellt hat, einschließlich in den Postfächern befindlicher E-Mails, löschen. Die rechtzeitige Speicherung und Sicherung der Daten liegt daher in der Verantwortung des Kunden.
18. Sonstige Bestimmungen
18.1 Einzelverträge und die darin vorgesehenen Rechte und Verpflichtungen können von den Parteien nicht abgetreten oder übertragen werden, soweit dies im Einzelvertrag nicht anders geregelt ist. Die Regelung des § 354a HGB bleibt hiervon unberührt.
18.2 Auf der Grundlage dieser AGB abgeschlossene Verträge enthalten sämtliche Abreden und Vereinbarungen zwischen den Parteien hinsichtlich des Gegenstands des Einzelvertrags und ersetzen alle vorherigen Verhandlungen, Abmachungen und Vereinbarungen über den Gegenstand des Einzelvertrags. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
18.3 Jegliche Änderungen und Ergänzungen – einschließlich dieses Schriftformerfordernisses – bedürfen der Schriftform.
18.4 Sollten diese AGB oder ein zwischen den Parteien geschlossener Vertrag lückenhaft oder in einzelnen Bestimmungen undurchführbar oder unwirksam sein oder werden, bleiben sie bzw. er im Übrigen wirksam.
18.5 An die Stelle der undurchführbaren Bestimmung soll eine durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben.
18.6 Soweit Bestimmungen nicht Vertragsbestandteil geworden, lückenhaft oder unwirksam sind, richtet sich der Inhalt des Vertrags nach den gesetzlichen Vorschriften.
18.7 Für die auf der Grundlage dieser AGB abgeschlossenen Verträge und für aus ihnen folgende Ansprüche, gleich welcher Art, insbesondere im Hinblick auf alle darunter erbrachten Leistungen und sonstigen Leistungen, gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Bestimmungen zum UN-Kaufrecht über den Kauf beweglicher Sachen und unter Ausschluss des deutschen internationalen Privatrechts.
18.8 Für alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit den Leistungen oder dem Einzelvertrag oder über seine Gültigkeit oder Beendigung ergeben sind die Gerichte am Sitz von INTERPLAN ausschließlich zuständig.

Stand 11.2020